หน้าเว็บ

Dutchmill


ประวัติบริษัท ดัชมิล จำกัด

บริษัท ดัชมิล จำกัด จดทะเบียนเมื่อวันที่ 27 มกราคม 2527 ในนามบริษัท โปร ฟู๊ด จำกัด โดยเป็นการรวมตัวของกลุ่มนักวิทยาศาสตร์อาหาร จากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ที่เล็งเห็นความสำคัญของนม ซึ่งเป็นอาหารที่มีคูณประโยชน์มหาศาล และยังสามารถช่วยพัฒนาเศรษฐกิจ ยกระดับคุณภาพชีวิตของเกษตรกร จึงมุ่งมั่นพัฒนาผลิตภัณฑ์อาหารนมเพื่อนสุขภาพของคนไทย ด้วยผลิตภัณฑ์โยเกิตย์และนมเปรี้ยวพร้อมดื่ม ภายใต้ ชื่ออ ดัชมิล โดยมีบริษัทในเครือ คือ บริษัทโปรมาร์ท จำกัด เป็นผู้จัดจำหน่าย

พันธกิจ
1.  มุ่งพัฒนากระบวนการผลิตและจัดจำหน่ายด้วยวิทยาการและเทคโนโลยีที่ทันสมัย
2.  มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าด้วยการวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ออกสู่ตลาด
3.  มุ่งพัฒนาพนักงานทุกระดับให้มีประสิทธิภาพ โดยการส่งเสริมและแบ่งปันการเรียนรู้ทั่วทั้งองค์กร
4.  ปฏิบัติต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้แก่ ผู้ถือหุ้น พนักงาน ลูกค้า ผู้ส่งมอบและชุมชนอย่างเป็นธรรม
5.  รับผิดชอบต่อสังคมด้วยการลดการสร้างมลภาวะที่เป็นพิษต่อสิ่งแวดล้อม และสนับสนุนชุมชน

วัตถุประสงค์องค์กร
เพื่อผลิต ผลิตภัณฑ์โยเกิร์ตและโยเกิร์ตพร้อมดื่ม รูปแบบโฮมเมดที่มีคุณภาพ และความหลากหลายเทียบเท่าร้านโยเกิร์ตชั้นนำ และเพื่อยกระดับมาตรฐานผลิตภัณฑ์โยเกิร์ตและโยเกิร์ตพร้อมดื่ม

วิสัยทัศน์
เป็นผู้นำด้านการผลิตและจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์โยเกิร์ตและนมเปรี้ยวพร้อมดื่ม

แผนผังองค์กร



หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก
แผนกบัญชี
               มีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการด้านรับ - จ่ายเงินทุกประเภท เก็บรักษาเงิน ดำเนินการด้านภาษีต่างๆ การปิดบัญชี ตรวจและจัดทำใบสำคัญ  ใบสำคัญเงินโอน และใบแจ้งโอนบัญชี  จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

 ปัญหาในแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา
3. ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก
4. การตรวจสอบทำได้ยาก เนื่องจากเอกาสารมีมาก
5. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย
6. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย

แผนกบุคคล
                มีหน้าที่สรรหาและจัดจ้างบุคลากร พัฒนาประเมินผลและปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ตรวจเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงาน กำหนดค่าตอบแทนในการทำงานโดยตรงและจัดสรรผลประโยชน์โดยอ้อมให้กับบุคลากรอย่างได้มาตรฐาน จัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

ปัญหาในแผนกบุคคล
1.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง
2. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก
3. ฝ่ายบุคคลจะไม่ทราบว่าพนักงานในบริษัททำงานอยู่จริงหรือไม่
4. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากัน

แผนกการขาย
                มีหน้าที่มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้ออธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

ปัญหาในแผนกการขาย
1.เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ
2.การค้นหาเอกสารทำได้ยาก เสียเวลา
3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก
4. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

 แผนกประชาสัมพันธ์
                มีหน้าที่ศึกษางานหรือสินค้าขององค์กร นโยบาย วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ต้องการ ทำการประชาสัมพันธ์ เพื่อให้ได้ข้อมูลมาใช้ในการวางแผนและดำเนินงานประชาสัมพันธ์ ประชาสัมพันธ์สร้างความเชื่อถือให้แก่บริษัทและตัวสินค้า จัดทำการประเมินความพึงพอใจของลูกค้า

ปัญหาในแผนกประชาสัมพันธ์
1.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก
2. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง
3. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

แผนกคลังสินค้า
                มีหน้าที่วางแผนตรวจสอบระบบการรับสินค้าทั้งหมดทั้งจำนวนสินค้า คุณภาพสินค้าการจัดเก็บรับสินค้าสำเร็จรูปและระบบการจัดเก็บสินค้าทั่วไปภายในสต็อกจัดสรรพื้นที่ในการเก็บวัตถุดิบหรือสินค้าอนุมัติเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าเข้าออกจากคลังควบคุมดูแลการเคลื่อนย้ายสินค้าโดยการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายกำหนดกฎระเบียบเกี่ยวกับความปลอดภัยในการบริหารคลังสินค้า

ปัญหาในแผนกคลังสินค้า
1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้
3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
5. สินค้าเสี่ยงที่จะสูญหาย
6. ตรวจเช็คข้อมูลของสินค้าย้อนหลังได้ยาก
7. มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

แผนกซ่อมบำรุง
                มีหน้าที่  กำหนดนโยบายและวางแผนการบริหารงานซ่อมบำรุงทั้งหมดในบริษัท / โรงงาน ทั้งในด้านเครื่องกลและไฟฟ้าควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงเชิงป้องกันในการตรวจสอบสภาพของเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้บำรุงให้สามารถสนับสนุนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาในแผนกซ่อมบำรุง
1. จัดลำดับก่อน  หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก
2. เอกสารมีมาก เนื่องจากก่อนจะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังสินค้าเสียก่อน
3. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้
4. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล
บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งให้ทราบ
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย
บัญชีและการเงินไม่สามารถสรุปรายได้ – รายจ่ายของบริษัทได้ หากการขายไม่แจ้งยอดขายให้ทราบ
ถ้าการขายแจ้งยอดมาไม่ถูกต้องทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากคลังสินค้าไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้า
ถ้าคลังสินค้าแจ้งยอดมาไม่ถูกต้อง ทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์
บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย
บัญชีและการเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากการขายส่งยอดขายมาผิด
- ทางบัญชีและการเงินจะไม่สามารถสรุปยอดเงินได้ หากการขายไม่แจ้งยอดมาให้
ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี
บุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน
ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกคลังสินค้า
บุคคลไม่สามารถตรวจสอบบุคคลที่มาปฏิบัติงานได้ว่าเป็นพนักงานจริงหรือไม่
ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์
การขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง
ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกคลังสินค้า
- การขายจะไม่สามารถขายสินค้าได้ หากสินค้าในคลังหมดและไม่แจ้งให้การขายทราบ
หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล
-การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกบัญชี
คลังสินค้าไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากบัญชีและการเงิน
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกซ่อมบำรุง
คลังสินค้าจะไม่ทราบว่าสินค้าในคลังหายไปไหน หากซ่อมบำรุงไม่แจ้งให้ทราบอาจก่อให้เกิดควาวุ่นวาย
ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกคลังสินค้า
-  หากที่ซ่อมบำรุงอุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆกินเวลาพอสมควร ซ่อมบำรุงก็จะไม่สามารถซ่อมบำรุงได้
ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี
ทางประชาสัมพันธ์ไม่สามรถทำการประชาสัมพันธ์ได้ หากไม่ได้รับงบประมาณจากบัญชีและการเงิน

สรุปปัญหาทั้งหมด

1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา
3. ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก
4. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย
5. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย
6.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง
7. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก
8. ฝ่ายบุคคลจะไม่ทราบว่าพนักงานในบริษัททำงานอยู่จริงหรือไม่
9. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากัน
10. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก
11. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่
12.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก
13. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง
14. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง
15. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
16. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก
17. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
18. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
19. จัดลำดับก่อน  หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก
20. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้
21. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น


ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา
1. ระบบบัญชี
2. ระบบงานบุคคล
3. ระบบการขาย/การจองสินค้า
4. ระบบจัดเก็บข้อมูล
5. ระบบคลังสินค้า


                                ตารางแสดงรายการ การทำงาน  (Functions) ทางธุรกิจทั้งของบริษัท


0  หน้าที่
(Function)
หน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
(Data Entities)
ระบบสารสนเทศ
(Information System)
1. บัญชี
2. บุคคล
3. การขาย
4. ประชาสัมพันธ์
5. คลังสินค้า
6. ซ่อมบำรุง

1. ลูกค้า
2. สินค้า
3. อุปกรณ์
4. ใบจ่ายเงิน
5. ใบเสร็จรับเงิน
6. ใบสั่งซื่อสินค้า
7. ใบกำกับสินค้า
8. ใบประวัติลูกค้า
9. ใบตรวจเช็คสินค้า
10. พนักงานขาย
11. พนักงานบัญชี
12. พนักงานประชาสัมพันธ์
13. พนักงานคลังสินค้า
14. พนักงานซ่อมบำรุง
15. ผู้จำหน่าย

1. ระบบบัญชี
2. ระบบงานบุคคล
3. ระบบการขาย/การจองสินค้า
4. ระบบจัดเก็บข้อมูล
5. ระบบคลังสินค้า





แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท




       แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อ (Function-to-DataEntities)



เกณฑ์ในการตัดสินใจ
                1. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า
               
2. เพิ่มจำนวนลูกค้า
                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
                4. เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท
 
               5. เพิ่มผลกำไร
                6. เน้นสินค้าให้ได้มาตรฐาน และมีประสิทธิภาพ


การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา
1. ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
                จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้
1. โครงการพัฒนาระบบบัญชี                                                                                        
2. โครงการพัฒนาระบบคลังสิน                                                                    
3. โครงการพัฒนาระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า                                    
ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 360,000 บาท


ตารางแสดงโครงการที่ต้องการพัฒนา

ระบบที่ต้องการพัฒนา
เกี่ยวข้องกับแผนก
งบประมาณในการพัฒนา
1. โครงการพัฒนาระบบบัญชี
บัญชี
220000
2. โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า
บัญชี,ขาย,คลังสินค้า,ซ่อมบำรุงบุคคล,ประชาสัมพันธ์
160000
3. โครงการพัฒนาระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า
การขาย,ประชาสัมพันธ์
250000

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1. ระบบบัญชี
               
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้  ซึ้งปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเก่าคือการแจ้งยอดของบัญชีไม่ตรงตามยอดของระบบงานด้านอื่นๆแจ้งเข้ามาทำให้เกิดความผิดพลาดและขัดข้องต่อระบบอื่นและระบบตนเองจะส่งผลต่อผู้ใช้ระบบโดยตรง
2. ระบบคลังสินค้า
               
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบจัดเก็บข้อมูลให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ให้มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของบริษัทไว้โดยแบ่งเป็นแผนกต่าง ๆ ที่มีอยู่ในบริษัทเรา จะได้ไม่มีการสูญหายของข้อมูลต่าง ๆ ง่ายต่อการค้นหา ประหยัดเนื้อที่ เป็นระเบียบและทำให้เกิดความรวดเร็วขึ้น
3. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า
               
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้าให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากจากเดิม ให้มีการโฆษณาสินค้า เชิญชวนลูกค้าให้เพิ่มมากขึ้น ทำให้การจองสินค้าทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
               
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 5 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด  จากตารางต่อไปนี้


                                      ตารางแสดงการเปรียบเทียบโครงการกับวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ของบริษัท
ระบบบัญชี
ระบบคลังสินค้า
ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า
1. เพื่อการผลิตสินค้าให้ได้มาตรฐาน
-
X
X
2. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้นและสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า
X
X
X
3. เพื่อพัฒนาคุณภาพในการทำงานของพนักงาน
X
X
-
4. เพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัท
X
X
X
5. เพื่อลดต้นทุนในการผลิต
-
X
-

                จากตารางแสดงการเปรียบเทียบระบบกับวัตถุประสงค์ พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้


ตารางเมตริกซ์

           
             จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบคลังสินค้า กับ ระบบการขายและการจองสินค้า แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบตรวจเช็คสินค้า ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และไม่ปฏิเสธ โครงการพัฒนาระบบการขายและการจองสินค้าไปเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า


การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบคลังสินค้ามาใช้งาน
                หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจเช็คสินค้าในคลังยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าอาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คข้อมูลย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่าง ๆ ลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ
                1. ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
                2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ




แนวทางเลือกในการพัฒนา





ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
แนวทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป


ลำดับที่
ความต้องการในการพัฒนาระบบเงื่อนไขการพิจารณา
แนวทางเลือกในการจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
Software  A
Software  B

ความต้องการในระบบตาม TOR

1.
หน้าที่การทำงาน
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
2.
ความยืดหยุ่น
สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ โดยไม่กระทบกับโครงสร้างหลักขององค์กร
ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ โดยไม่กระทบกับโครงสร้างหลักขององค์กร

เงื่อนไข

1.
ต้นทุน รวมค่าบำรุงรักษา
200,000
260,000
2.
การบริการหลังการขาย/ติดตั้งแล้วเสร็จ
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 2 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 1 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
3.
คู่มือประกอบการใช้งาน
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งานพร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งานพร้อมสอบถามปัญหาทางได้ทางโทรศัพท์
4.
ระยะเวลาส่งมอบ
30 วัน
25 วัน



การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้


ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก  (คะแนนเต็ม 10 )
จัดซื้อ  Software  A
จัดซื้อ  Software  B
หัวหน้าทีมงานผู้บริหาร
4
4
ทีมงานผู้บริหาร 1
3
2
ทีมงานผู้บริหาร 2
2
1
รวม
9
8
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
90
80
เกณฑ์ที่ได้
ดีมาก
พอใช้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่
 1
                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด


ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ




การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้


ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก  (คะแนนเต็ม 10 )
ว่าจ้างบริษัท  A
ว่าจ้างบริษัทB
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
4
2
โปรแกรมเมอร์ 1
2
2
โปรแกรมเมอร์ 2
2
2
รวม
8
6
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
80
60
เกณฑ์ที่ได้
ดี
พอใช้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่
 2
            ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด


ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

ลำดับที่
ความต้องการในการพัฒนาระบบเงื่อนไขการพิจารณา
แนวทางเลือกใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
ความต้องการในระบบตาม TOR
1.
หน้าที่การทำงาน
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
2.
ความยืดหยุ่น
สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ โดยไม่กระทบกับโครงสร้างหลักขององค์กรและยังออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตด้วย
เงื่อนไข
1.
ต้นทุน รวมค่าบำรุงรักษา
250,000
2.
การบริการหลังการขาย/ติดตั้งแล้วเสร็จ
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานได้ตลอด โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
3.
คู่มือประกอบการใช้งาน
จัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน
4.
ระยะเวลาส่งมอบ
5 เดือน
5.
ขีดความสามารถของพนักงาน
ทีมงานทั้ง 3 คน มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบเองได้ โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมและเพิ่มเติมได้เอง

การประเมินแนวทางเลือกที่
3
                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
                ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้



ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง



ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
               
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง


ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก( คะแนนเต็ม10 )
จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัตนาระบบ
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
3
3
4
โปรแกรมเมอร์ 1
2
1
3
โปรแกรมเมอร์ 2
2
1
2
รวม
7
5
9
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
70
50
90
เกณฑ์ที่ได้
ดี
พอใช้
ดีมาก

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
           
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้



ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ


เป้าหมาย
                นำระบบคลังสินค้าใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในการตรวจสอบสินค้าและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจให้แก่ลูกค้าในสินค้าและบริษัทของเรา
วัตถุประสงค์
                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและบริษัทรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ รวดเร็วและว่องไว
ขอบเขตของระบบ 
                โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้
                1. เป็นระบบที่ใช้ง่าย สะดวกและไม่ยุ่งยากจนเกินไป
                2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
                3. เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
                4 . ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
               
5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้
                6. ระบบจะต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน และง่ายต่อการค้นหา


ปัญหาของระบบเดิม 

                1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
                2. การเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดได้ เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้
               
3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
                4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
                5. สินค้าเสี่ยงที่จะสูญหาย
                6. ตรวจเช็คข้อมูลของสินค้าย้อนหลังได้ยาก
                7. มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

ความต้องการของระบบใหม่ 
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง
                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว
                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
               
4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
                5. แยกสินค้าตามประเภทสินค้าเพื่อง่ายต่อการค้าหาและการเช็ค
                       
6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
                7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
                        1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
                2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
                3. ลดระยะเวลาในการทำงาน
                4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
                5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
                6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา
                7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้



แนวทางในการพัฒนา
                ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด
7 ขั้นตอนดังนี้
                1.
 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
                3. การวิเคราะห์ระบบ
                4. การออกแบบเชิงตรรกะ
                5. การออกแบบเชิงกายภาพ
                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
                       
 เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับบริษัทที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่อง เพื่อให้เกิดความสะดวกสบาย รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานของบริษัท
                 ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท ดัชมิลล์ จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
                1. การตรวจสอบบิลสินค้าว่าถูกต้องหรือไม่
                2. การตรวจเช็คสินค้าในคลังสินค้าได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย
                3. การค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว แน่นอนและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
               
1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อนว่าควรที่จะต้องแก้ไขตรงจุดไหน และตรวจสอบว่าระบบมีข้อผิดพลาดอะไรบ้าง
                2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
               
3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่
ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์
                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบตรวจเช็คสินค้า
                2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่  6  การพัฒนาและติดตั้งระบบ
                        ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ
                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด


แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานขาย มีดังต่อไปนี้
                1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
                2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
                3.ประมาณการใช้งบประมาณ
                4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ


2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 30  เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง
                4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ทรัพยากร
จำนวน
บุคคลากรคอมพิวเตอร์ที่มีความรู้ในการเขียนโปรแกรม
นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
3 คน
โปรแกรมเมอร์
4  คน
อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

เครื่องแม่ข่าย server
1 เครื่อง
เครื่องลูกข่าย
30 เครื่อง
เครื่องพิมพ์
10 เครื่อง
อุปกรณ์ต่อพวง
10 ชุด (ตามความเหมาะสม)
















สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
1.ผู้จัดการ
ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                     180,000 บาท
2.พนักงาน
                ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                          1,200 บาท
                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                    1,000 บาท
3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:
                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                    55,000  บาท     
                อื่นๆ                                                                                                    10,000 บาท
4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน
                ค่าบำรุงระบบ                                                                                   30,000  บาท
                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                       2,800 บาท
                รวม                                                                                                   280,000 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
                ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา เดือนนับตั้งแต่ เดือน เมษายน กันยายน 2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไปกรณีมีเหตุไม่คาดคิด 

ระยะเวลาดำเนินงาน 
- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
                - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง
                - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า


รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
               
 จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้


1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
                ทำการศึกษาทั้งทางด้าน
Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่
-โปรแกรม Microsoft Office 2010
- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2.ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
                ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้


3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
                ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ
4 เดือน ตั้งแต่เดือน เมษายน เดือนกรกฎาคม 2555 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท
                                                                                           


ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
                                                        
การกำหนดความต้องการของระบบ
                เมื่อโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

                1. ออกแบบสอบถาม
                บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ ผู้จัดการแผนกบัญชี”,“ผู้จัดการแผนกบุคคล”,“ผู้จัดการแผนกการขาย”,“ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์”,“ผู้จัดการแผนกคลังสินค้า และ ผู้จัดการแผนกซ่อมบำรุงในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 6  แผนกนี้ เนื่องจาก 6 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบคลังสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่

                       
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 
                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย
 LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย

                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2003
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 30 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง) Windows XP (จำนวน 10 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007 และซอฟแวร์สำเร็จรูป
                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Acc Starและใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
                - 
แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน
- แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
                - แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร
                - แผนกคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า
                - แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง
                1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2  เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง
                1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

2. ความต้องการของระบบใหม่      
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งต้องบอกได้ว่าผู้สั่งสินค้า ผู้เบิกจ่ายสินค้าคือใคร
                2. ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด อะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลัง
                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
                4. สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ


3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
                 จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง
                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้และเช็คบิลสินค้าได้ถูกต้อง
                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
                4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
                5. ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน
                6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
                7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย
               
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้
1. ระบบบัญชี       
               
เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท  ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแน่นอน อีกทั้งระบบมีการจัดระเบียบของข้อมูล
2. ระบบคลังสินค้า
                เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าประเภทไหนเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน และการตรวจสอบสินค้าก่อนจะส่งให้กับลูกค้าที่สั่งจองสินค้าไว้ว่าตรงตามความต้องการของลูกค้าที่สั่งและจองไว้รึป่าว
3. ระบบการขายและการจองสินค้า
                เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า,สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

                                                                            ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ
จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ

แผนภาพบริบท ( Context Diagram )



อธิบาย


ฝ่ายผลิต ได้ส่งสินค้าเข้าคลัง พร้อมบันทึกข้อมูล ชื่อ เข้าสู่ระบบคลัง
ฝ่ายตรวจเช็ค ตรวจเช็คสินค้าที่เข้าคลังมาว่าตรงตามที่ ฝ่ายผลิตส่งมาหรือไม่
ฝ่ายขาย ทำหน้าที่เบิกสินค้าที่อยู่ในคลังไปส่งต่อให้ลูกค้า
ฝ่ายบัญชีแยกประเภท จัดทำบัญชี เกี่ยวกับการเบิกจ่ายสินค้า พร้อมบัญชีรายรับ รายจ่าย ของบริษัท

แผนภาพระดับ 0


แผนภาพระดับ 1

ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบ

โปรแกรมระบบคลังสินค้า เป็นโปแกรมที่ทำงานในระบบสารสนเทศเพื่อบันทึกข้อมูลสินค้า เพื่อให้สามารถเช็คจำนวนสินค้าได้สะดวก  ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 5 ระบบได้แก่
1.  ระบบจัดการข้อมูล  เป็นระบบเพื่อการปรับปรุงข้อมูล  และสามารถจัดการกับข้อมูลเหล่านั้นได้ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม  ลบ  แก้ไข  ตามความต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
2.  ระบบบันทึกรายการ  เป็นระบบเพื่อบันทึกการสั่งจอง การขาย
3.  ระบบรายงาน เป็นระบบที่บันทึกรายงานการส่งจ่ายและรับคืนวัตถุดิบ ซึ่งระบบนี้จะทำการส่งผลการสืบค้นทันที




หน้าต่าง คลังสินค้า ใช้บันทึก จักเก็บ ชื่อ รหัส และจำนวนสินค้าที่อยู่ในคลัง สามารถ เพิ่ม ลบ ได้


หน้าต่าง สั่งจองสินค้า ฝ่ายขายจะทำการ ใส่ข้อมูล และจำนวนสินค้าที่ต้องการสั่งจอง สามารถใช้เช็คสินค้าที่อยู่ในคลังได้ด้วย

                                                                        ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ


ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบตรวจเช็คสินค้าเพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิงขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้
                แนะนำโปรแกรมคลังสินค้า เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด ระบบได้แก่
                1.1 ระบบคลังสินค้า เป็นระบบที่สามารถตรวจเช็คสินค้าในคลังได้ สั่งซื่อสินค้า เพื่อดูว่ามีการสั่งซื้อสินค้าอะไรบ้าง แล้วตรวจรับสินค้า ชำระเงินต่อไป
                1.2 ระบบขาย เป็นระบบการขายสินค้าสามารถตรวจสอบสินค้าที่บริษัทจะออกจำหน่ายยังสามารถบอกรายละเอียดแก่ลูกค้า สามรถคำนวณราคาสินค้า และออกใบเสร็จให้กับลูกค้า
                1.3 ระบบส่งเสริมการขายและจองสินค้า เป็นระบบที่จัดการส่งเสริมการขาย จัดโปรโมชั่น และให้ลูกค้าสั่งจองสินค้าได้ แล้วส่งไปให้ระบบการขาย 
                1.4 ระบบบัญชีแยกประเภท จัดทำบัญชีที่ เป็นรายรับ-รายจ่าย ของบริษัท และจัดทำรายการสินค้าที่ฝ่ายขายเบิกไปจำหน่าย 


ขั้นตอนที่ 7
ซ่อมบำรุง
การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว


ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น